La pubblica amministrazione sta vivendo una profonda trasformazione digitale, guidata dall’introduzione di tecnologie innovative come l’intelligenza artificiale (IA). Una delle aree in cui l’IA sta apportando i maggiori benefici è quella della gestione documentale, in particolare nella fase di protocollazione.
L’IA al servizio della protocollazione: un nuovo paradigma
Tradizionalmente, la protocollazione di un documento richiedeva un’attività manuale e ripetitiva da parte degli operatori. Oggi, grazie all’IA, è possibile automatizzare gran parte di questo processo, rendendolo più efficiente e preciso.
Come funziona? L’IA, attraverso algoritmi di apprendimento automatico, è in grado di:
- Analizzare documenti non strutturati: L’IA può estrarre informazioni chiave da documenti come atti, delibere e contratti, anche se non sono in formato strutturato (es. PDF, Word).
- Compilare automaticamente i campi del protocollo: I dati estratti dal documento vengono precompilati nei campi del protocollo, riducendo notevolmente il lavoro manuale dell’operatore.
- Classificare e fascicolare i documenti: L’IA può classificare i documenti in base a criteri predefiniti e suggerire la fascicolazione più appropriata.
- Assegnare le competenze: L’IA può identificare l’ufficio o l’operatore più adatto a trattare un determinato documento, ottimizzando i flussi di lavoro.
I vantaggi dell’IA nella protocollazione:
- Aumento dell’efficienza: Automatizzando le attività ripetitive, l’IA consente di ridurre i tempi di lavorazione e di liberare gli operatori per svolgere attività a maggior valore aggiunto.
- Riduzione degli errori: La compilazione automatica dei campi del protocollo riduce il rischio di errori manuali.
- Standardizzazione dei processi: L’IA contribuisce a standardizzare i processi di protocollazione, garantendo maggiore coerenza e uniformità.
- Miglioramento dell’accesso alle informazioni: Grazie alla ricerca semantica, gli utenti possono trovare facilmente i documenti di interesse, anche utilizzando query naturali.
Un caso d’uso concreto: la compilazione automatica del protocollo
Immaginiamo di dover protocollare un nuovo documento. Grazie all’IA, il sistema sarà in grado di:
- Estrarre i dati chiave: Il sistema analizzerà il documento e ne estrarrà automaticamente i dati più importanti, come il tipo di documento, il mittente, l’oggetto e la data.
- Precompilare il protocollo: I dati estratti verranno precompilati nei campi del protocollo, lasciando all’operatore solo il compito di verificare la correttezza delle informazioni.
- Classificare e assegnare il documento: Il sistema suggerirà la classificazione più adatta e assegnerà il documento all’ufficio competente.
L’importanza dell’addestramento dell’IA
Per garantire l’accuratezza e l’efficacia del sistema, è fondamentale addestrare continuamente l’IA su un dataset di documenti sempre più ampio e diversificato. In questo modo, l’IA sarà in grado di migliorare le proprie capacità di comprensione del linguaggio naturale e di estrarre informazioni sempre più precise.
Riduzione dei tempi di lavorazione
L’intelligenza artificiale rappresenta una grande opportunità per semplificare e migliorare i processi di gestione documentale nella pubblica amministrazione. Grazie all’IA, è possibile ridurre i tempi di lavorazione, aumentare l’efficienza e migliorare la qualità dei servizi offerti ai cittadini. Tuttavia, è fondamentale investire nella formazione del personale e nella creazione di infrastrutture tecnologiche adeguate per sfruttare al meglio le potenzialità di questa tecnologia.
